Guide d'Organisation & Manuel Bénévoles • Grand Loto 2026

🌟 1. Pourquoi ce site et comment cela fonctionne-t-il ?

Ce système a été créé sur-mesure pour l'Association L'École buissonnière afin de simplifier au maximum la vie des parents bénévoles, d'éliminer les files d'attente interminables le soir du loto et de garantir une soirée fluide et conviviale pour les 160 participants.

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Capacité Maîtrisée (160 places)

4 rangées de 10 tables de 4 personnes. Zéro surréservation grâce à la jauge en direct.

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Paiements Sécurisés en Amont

Les règlements sont perçus sur rendez-vous avant le jour J, évitant le stress de la caisse à l'entrée.

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Accueil Express par QR Code

Émargement en 1 seconde par scan smartphone ou en 1 clic sur l'écran bénévole.

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Phase 1 : Les Pré-inscriptions en Ligne (Grand Public)

Les familles se rendent sur le site web http://localhost:3333 (ou l'adresse web de l'école) et remplissent le formulaire de réservation étape par étape :

1. Jauge en direct & Nombre de places : La jauge affiche en temps réel les places disponibles. Dès qu'un utilisateur réserve, les places se décomptent instantanément. Rappel affiché aux familles : priorité aux personnes qui jouent afin que chaque siège contribue à la caisse de l'école.

2. Commande multi-packs de cartons combinables : Les familles peuvent combiner librement les 4 formules officielles (1 carton = 4 €, 3 cartons = 10 €, 5 cartons = 15 €, 10 cartons = 25 €).

3. Incitation Buvette : 1 carton OFFERT tous les 10 € de précommande ! Le site calcule automatiquement les cartons bonus. Les euros dépensés en précommande buvette seront remis sous la forme de tickets imprimés découpables le soir du loto pour consommer au bar.

4. Choix de délivrance des cartons : • Option A (Recommandée) : Remise en main propre à l'entrée à l'arrivée (paquet préparé par l'équipe).
• Option B : Choix personnel sur stand (la famille imprime un bon de retrait et va choisir ses numéros fétiches à la table des inscriptions).

5. Regroupement intelligent des tables : Les tables de la salle sont de 4 places. Si deux groupes de 2 personnes réservent, le système les place automatiquement sur la même table de 4 sans gaspiller de table. Si une famille compte 6 personnes, 2 tables contiguës dans la même rangée lui sont allouées.

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Phase 2 : Gestion des Dossiers en Amont (Permanences & RDV)

Les familles doivent régler leur commande en amont de la soirée sur rendez-vous (chèque à l'ordre de « L'École buissonnière » ou espèces avec appoint) auprès des bénévoles.

Procédure bénévole pour valider un dossier :

Rendez-vous sur http://localhost:3333/admin.html.
Entrez le mot de passe administrateur : Ecole2026.
Recherchez la famille par son nom ou sa référence (ex. LOTO-AB12).
Vérifiez le montant reçu (espèces ou chèque).
Cliquez sur le bouton vert « ✅ Valider Dossier & Envoyer QR Code ».

Ce que déclenche ce clic :

Le statut financier passe instantanément en PAYÉ.
La table définitive est verrouillée dans la salle.
Un e-mail de confirmation est expédié avec le QR Code officiel d'accès, le récapitulatif de la commande, et le lien pour imprimer le Pass d'entrée A4 avec coupons découpables.

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Phase 3 : Préparation de la Salle & des Lots (Jour J après-midi)

Quelques heures avant l'ouverture des portes à 19h00, l'équipe prépare les éléments matériels :

✂️ 1. Découpe des Tickets Buvette (Planche Admin)

Ouvrez dans l'admin le lien « ✂️ Planche Découpe Tickets Bar » (/admin-tickets.html).

Cette planche A4 regroupe tous les tickets précommandés (1€, 1.50€, 2.50€) avec le nom de chaque famille. Massicotez-les et glissez-les dans les enveloppes nominatives prêtes à l'accueil.

📦 2. Préparation des Cartons « Main Propre »

Pour les familles ayant choisi la remise en main propre, préparez à l'avance leurs cartons dans des pochettes ou élastiques au nom du titulaire.

Pour celles ayant choisi le choix sur place, elles iront directement choisir leurs grilles à la table des inscriptions avec leur Bon de Retrait imprimé.

📥 3. Impression de la Feuille d'Émargement de Secours

Dans le dashboard Admin, cliquez sur « 📥 Export CSV » ou « 🖨️ Imprimer la Liste » pour avoir une version papier complète sur le comptoir en cas de coupure de réseau.

🪑 4. Fléchage des Tables de la Salle

Numérotez les tables de 1 à 40 réparties sur les 4 rangées :
• Rangée 1 : Tables 1 à 10 (PMR en tête)
• Rangée 2 : Tables 11 à 20
• Rangée 3 : Tables 21 à 30
• Rangée 4 : Tables 31 à 40

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Phase 4 : Accueil & Pointage le Soir du Loto (19h00 - 20h00)

À l'ouverture des portes à 19h00, deux bénévoles se placent à l'entrée. Le pointage se fait en quelques secondes :

Option A : Le Scan Smartphone (Ultra Rapide)

Le bénévole ouvre la page /scan.html sur son téléphone connecté au même Wi-Fi ou réseau local.

Le participant présente son QR Code (sur son smartphone ou imprimé sur son Pass).
Le téléphone bipe en vert : l'écran affiche le Nom, le Numéro de table, le Nombre de cartons et les Tickets buvette.
Le bénévole remet les éléments correspondants et la famille va s'asseoir sans créer de file d'attente !

Option B : Pointage sur Ordinateur / Tablette

Si une personne a oublié son QR code : tapez son nom dans la barre de recherche du tableau de bord Admin, cochez la case Présent, et annoncez-lui son numéro de table.

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Phase 5 : Gestion de la Buvette & Tirage des Lots

🥤 Au Bar & Stand Snack

Les bénévoles au bar acceptent les tickets imprimés remis à l'arrivée (1 ticket = 1 boisson/snack de même valeur). Les ventes supplémentaires au fil de l'eau (cafés, sodas, parts salées) sont encaissées directement au comptoir (pièces/billets).

🏆 Annonce & Remise des Prix

Au fur et à mesure des quines et cartons pleins, l'animateur appelle les gagnants pour la remise de la Nintendo Switch, de la Smart TV 50", de la Dolce Gusto, etc.

🔗 Aide-Mémoire des Adresses Web

Site Public de Réservation : http://localhost:3333

Tableau de Bord Admin : http://localhost:3333/admin.html Mot de passe : Ecole2026

Scanner Mobile Smartphone : http://localhost:3333/scan.html

Planche Découpe Tickets Bar : http://localhost:3333/admin-tickets.html